Politica de confidențialitate a platformei Semantio

Acest document definește principiile de prelucrare și protecție a datelor cu caracter personal ale persoanelor care vizitează site-ul web semantio.pro și ale utilizatorilor (abonaților) aplicației app.semantio.pro (denumite în continuare, în mod colectiv, „Platforma”).

1. Cine este operatorul datelor dumneavoastră?

Operatorul datelor dumneavoastră cu caracter personal colectate în legătură cu utilizarea Platformei este Brand Semantics Prosta Spółka Akcyjna cu sediul în Varșovia, la adresa ul. Puławska 77, 02-595 Varșovia, înregistrată sub numărul KRS: 0001222755, cu numărul NIP: 5214154430 (denumită în continuare „Societatea” sau „Operatorul”).

Pentru toate chestiunile legate de prelucrarea datelor cu caracter personal și pentru exercitarea drepturilor dumneavoastră, ne puteți contacta la adresa de e-mail: office@brandsemantics.eu.

2. Ce date prelucrăm, în ce scop și pe ce bază?

Principiile de prelucrare a datelor dumneavoastră diferă în funcție de relația pe care o aveți cu noi:

Furnizarea datelor în formularul de înregistrare a aplicației este o condiție pentru încheierea contractului de furnizare a serviciilor (abonament SaaS). Lipsa furnizării datelor de bază (inclusiv cerințele de plată) duce la imposibilitatea deschiderii unui cont. În formularele de contact, furnizarea altor date decât adresa de e-mail este întotdeauna opțională.

3. Cui transmitem datele dumneavoastră (Subcontractanți)?

Platforma Semantio este un serviciu tehnologic avansat. Pentru a asigura cea mai înaltă calitate, fiabilitate și capacități analitice (inclusiv AI), încredințăm prelucrarea datelor unor entități terțe specializate (Subcontractanți):

• Supabase, Inc. / Vercel, Inc. – furnizori de infrastructură server de bază (baze de date, medii de execuție a codului, găzduire), asigurând continuitatea funcționării aplicației și stocarea informațiilor.

• Stripe, Inc. – operator certificat de servicii de plată care gestionează modelul de abonament și facturarea. Societatea Brand Semantics nu colectează și nu stochează direct datele cardului dumneavoastră de plată.

• Furnizori de modele LLM (printre alții Google LLC, OpenAI, Anthropic) – entități care furnizează interfețe de programare a inteligenței artificiale generative, analizând mesajele transmise (prompt-uri) pentru a crea rapoarte analitice (cu respectarea politicilor care garantează că aceste date nu sunt utilizate pentru antrenarea modelelor publice).

• GitHub, Inc. / Resend / Mailchimp – furnizori de sisteme de gestionare a notificărilor tranzacționale, de marketing prin e-mail și de suport operațional.

• Alte companii care ne furnizează instrumente de marketing și analiză (pe baza consimțământului dumneavoastră pentru fișierele cookie).

Transferuri de date către țări terțe (în afara UE/SEE)
Având în vedere caracterul global al furnizorilor noștri tehnologici (inclusiv furnizorii de servicii cloud cu sediul în SUA), datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi transferate către țări din afara Spațiului Economic European. Societatea garantează că un astfel de transfer are loc cu respectarea unor măsuri stricte de protecție. Temeiul legal al transferurilor către entități din SUA este, în primul rând, decizia Comisiei Europene privind nivelul adecvat de protecție emisă pe baza programului Data Privacy Framework (DPF). În alte cazuri sau în raport cu entități din afara structurii DPF, transferul este securizat prin implementarea Clauzelor Contractuale Standard (SCC) obligatorii emise de Comisia Europeană.

4. Perioada de stocare a datelor (Retenție)

Stocăm datele atât timp cât este necesar pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate:

• În cazul contractului SaaS – pe durata activității contului, iar apoi în cadrul suspendării până la ștergerea permanentă. Am implementat pe platformă mecanisme inovatoare Data Wipe, care șterg istoricul monitorizării și al identificatorilor după 90 de zile de neplată. Ștergerea completă a contului, dacă nu are loc mai devreme la cererea dumneavoastră, o realizăm sistematic după 24 de luni de inactivitate totală.

• În scopuri de marketing (Newsletter) – până la momentul retragerii consimțământului sau al formulării unei obiecții. Adresele abonaților care nu deschid niciun mesaj de peste 18 luni pot fi șterse sistematic din bazele de contact.

• ATENȚIE – Registrul de Prevenire a Abuzurilor (Trial Abuse Registry): Având în vedere protecția împotriva utilizării repetate, ilegale, a perioadei de probă gratuite, pe baza interesului legitim (art. 6 alin. 1 lit. f GDPR), stocăm hash-uri unice (scurtături criptografice) ale adreselor de e-mail și ale identificatorilor de plată Stripe pentru o perioadă de 36 de luni de la momentul ștergerii contului. Pe parcursul acestei perioade, aceste date servesc exclusiv verificării la nivel de backend în timpul încercărilor de înregistrare ulterioară.

5. Fișiere Cookies, Urmărire Inter-Domenii și Profilare

Platforma noastră utilizează fișiere cookie (fișiere text mici) și tehnologii similare. Sistemul nostru de gestionare a consimțământului funcționează transversal (Cross-Domain) în ecosistemul comun al site-ului de marketing și al mediului aplicației în sine, ceea ce înseamnă că preferințele de confidențialitate selectate de dumneavoastră sunt menținute în timpul tranziției fluide între sisteme.

Colectăm cookie-uri împărțite pe categorii:

1. Cookie-uri esențiale: Mecanisme care garantează apărarea de bază împotriva atacurilor din rețea (ex. verificare CAPTCHA de la Cloudflare, limitarea interogărilor), fișiere care mențin sesiunile securizate ale utilizatorilor în aplicație (generate de sistemul de autorizare) și scripturi ale managerului de consimțământ. Aceste fișiere nu pot fi dezactivate.

2. Analize statistice (Google Analytics, Microsoft Clarity): Colectează informații anonimizate (pe baza, printre altele, a adresei IP scurtate) care ne permit să înțelegem cum navighează utilizatorii pe pagini (hărți termice, număr de vizite), îmbunătățind astfel arhitectura UX a Platformei.

3. Marketing și Rețele Sociale (Meta Pixel, OpenAI Ads, Google Ads, LinkedIn Insight Tag, X Pixel): Instrumente utilizate în scopuri de remarketing și publicitate comportamentală. Acestea informează platformele sociale globale despre vizitele în anumite zone ale Platformei Semantio, permițându-ne să afișăm reclame mai relevante în alte părți ale internetului. Platformele publicitare respective utilizează aceste date pentru profilare, adaptând reclamele la profilurile identificate în sistemele lor.

4. Conținut încorporat (ex. YouTube): Afișarea videoclipurilor încorporate de pe portaluri externe pe Platforma Semantio este condiționată de un sistem de „măști”. Atâta timp cât nu vă exprimați activ consimțământul pentru redarea lor (făcând clic pe componenta de activare), nu transmitem niciun jurnal video către corporațiile externe. Consimțământul acordat pentru afișarea unui videoclip implică salvarea cookie-urilor de urmărire ale acelui portal pe dispozitivul dumneavoastră.

Statistici pentru rapoarte și studii (jurnal de server, fără cookie-uri)
Pe paginile rapoartelor și ale hărților semantice (adrese care conțin /reports/) și la descărcarea fișierelor rapoartelor (PDF, materiale pentru presă, date deschise) înregistrăm pe serverul nostru următoarele evenimente: vizualizarea paginii, descărcarea unui fișier, distribuirea (numele serviciului), utilizarea rezumatului cu IA (numele asistentului) și clicul pe butonul de contact sau de comandă a unui studiu. Pentru fiecare eveniment înregistrăm țara (dedusă din adresa IP, fără a salva adresa), tipul și familia browserului, domeniul paginii de proveniență, parametrii de campanie (UTM) și un hash al unui identificator de vizitator. Hash-ul este creat cu o cheie aleatorie care se schimbă zilnic, astfel încât nu permite legarea vizitelor din zile diferite. Nu salvăm adresa IP, identificatorul complet al browserului și nici cookie-uri. Vizitele roboților, de exemplu ale motoarelor de căutare, sunt numărate separat.

Scop: statistici privind audiența rapoartelor noastre și protecția fișierelor împotriva abuzurilor. Temei juridic: interesul legitim al operatorului (art. 6 alin. 1 lit. f GDPR). Datele detaliate sunt păstrate până la 25 de luni; după aceea rămân doar totaluri zilnice agregate.

Jurnalele furnizorului de găzduire. Vercel, Inc. înregistrează jurnale tehnice ale cererilor (printre altele adresa IP, ora și adresa paginii). Acestea servesc funcționării și securității site-ului, inclusiv limitării numărului de descărcări de la o singură adresă. Vercel le păstrează conform propriilor termene.

Google Analytics și Microsoft Clarity funcționează numai după consimțământul dumneavoastră pentru cookie-urile de analiză. Folosim Google Consent Mode v2, astfel încât toate semnalele rămân dezactivate până la consimțământ. După consimțământ, Google Analytics setează cookie-urile _ga și _ga_<id> (până la 2 ani), iar Microsoft Clarity cookie-urile _clck și _clsk. Evenimentele de pe paginile rapoartelor, de exemplu o descărcare sau deschiderea hărții, nu conțin date personale. Alegerea dumneavoastră privind cookie-urile este păstrată 12 luni în cookie-ul semantio_gdpr_consent.

Pixelul Meta (Facebook și Instagram) funcționează numai după consimțământul dumneavoastră pentru acest instrument. Până atunci, scriptul Meta nu este descărcat. După consimțământ, instrumentul transmite către Meta ce pagini ale Platformei ați vizitat (adresa paginii cu parametrii de campanie, ora vizitei, date tehnice ale browserului) și setează cookie-ul _fbp și, dacă ajungeți dintr-o reclamă, cookie-ul _fbc (până la 90 de zile). Meta poate asocia aceste informații cu profilul dumneavoastră de Facebook sau Instagram. Astfel măsurăm eficiența reclamelor și le putem afișa persoanelor care au vizitat Platforma (remarketing). De la Meta primim doar statistici agregate. Destinatarul datelor este Meta Platforms Ireland Limited (Irlanda), care poate transfera date în SUA.

Pixelul de măsurare OpenAI Ads (publicitate în ChatGPT) funcționează numai după consimțământul dumneavoastră pentru acest instrument. Până atunci, scriptul OpenAI nu este descărcat. Instrumentul arată ce reclame din ChatGPT duc la vizite pe Platformă și la acțiuni precum descărcarea unui raport, trimiterea formularului de contact sau înregistrarea. După consimțământ, setează cookie-urile __oppref (identificatorul clicului pe reclamă, 30 de zile) și __obref (identificatorul browserului, 365 de zile) și adaugă la fiecare eveniment adresa completă a paginii cu parametrii ei și acești identificatori. Instrumentul OpenAI poate, de asemenea, să citească singur datele introduse în formulare (adresa de e-mail, numărul de telefon, prenumele și numele) și să le trimită către OpenAI sub formă de hash SHA-256, împreună cu o locație aproximativă (țară, oraș, regiune, cod poștal); această funcție este controlată de OpenAI. Destinatarul datelor este OpenAI Ireland Limited (Irlanda), care poate transfera date către societăți din grupul OpenAI din SUA pe baza clauzelor contractuale standard.

Temeiul juridic pentru ambele instrumente este consimțământul dumneavoastră (art. 6 alin. 1 lit. a GDPR). Introducem aceste instrumente în etape. Lista actuală a instrumentelor active pe Platformă este disponibilă oricând în setările de confidențialitate (linkul „Gestionați cookie-urile” din subsol); un instrument care nu apare acolo nu este utilizat.

Cum să gestionați consimțământul pentru cookie-uri?
În orice moment, puteți reveni la preferințele exprimate în timpul primei vizite, modificând sau respingând anumite categorii de fișiere cookie. Este suficient să faceți clic pe linkul „Gestionați cookie-urile” situat în subsolul fiecărei pagini a Platformei noastre. Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragerea acestuia.

Notă juridică privind prelucrarea automată: Datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi supuse profilării în scopul personalizării conținutului de marketing transmis, însă nu vor fi utilizate pentru a lua decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, care ar putea produce efecte juridice semnificative asupra dumneavoastră.

6. Drepturile dumneavoastră

În conformitate cu prevederile GDPR, vă garantăm posibilitatea de a exercita gratuit următoarele drepturi:

• Dreptul de acces: Puteți solicita informații despre datele prelucrate despre dumneavoastră.

• Dreptul la rectificare: Puteți actualiza oricând datele dumneavoastră, utilizând aplicația sau contactându-ne.

• Dreptul la ștergere (dreptul de a fi uitat): Dacă nu avem un alt temei legal solid pentru păstrarea lor (ex. registrul de fraude menționat sau obligațiile contabile).

• Dreptul la restricționarea prelucrării și la portabilitatea datelor.

• Dreptul de a depune o obiecție: Împotriva prelucrării datelor bazate pe interesul nostru legitim (inclusiv împotriva utilizării adresei de e-mail pentru comunicări informative și oferte sau împotriva profilării).

• Plângere la Autoritate: Aveți dreptul de a depune o plângere la Președintele Autorității pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal (PUODO), dacă considerați că acțiunile noastre încalcă standardele legale în vigoare.