A Semantio platform adatvédelmi szabályzata

Ez a dokumentum meghatározza a semantio.pro weboldal látogatóinak és az app.semantio.pro alkalmazás felhasználóinak (előfizetőinek) (a továbbiakban együttesen „Platform”) személyes adatainak feldolgozására és védelmére vonatkozó szabályokat.

1. Ki az Ön adatainak kezelője?

A Platform használatával összefüggésben gyűjtött személyes adatok kezelője a Brand Semantics Prosta Spółka Akcyjna, székhelye: ul. Puławska 77, 02-595 Warszawa, Lengyelország, bejegyzési száma (KRS): 0001222755, adószáma (NIP): 5214154430 (a továbbiakban „Társaság” vagy „Adatkezelő”).

A személyes adatok feldolgozásával kapcsolatos minden ügyben, valamint jogai gyakorlása érdekében az alábbi e-mail címen léphet velünk kapcsolatba: office@brandsemantics.eu.

2. Milyen adatokat dolgozunk fel, milyen célból és milyen jogalapon?

Az Ön adatainak feldolgozására vonatkozó szabályok attól függően változnak, hogy milyen kapcsolatban áll velünk:

Az alkalmazás regisztrációs űrlapján az adatok megadása a szolgáltatási szerződés (SaaS előfizetés) megkötésének feltétele. Az alapvető adatok (beleértve a fizetési követelményeket is) megadásának elmulasztása a fiók megnyitásának lehetetlenségét vonja maga után. A kapcsolatfelvételi űrlapokon az e-mail címen kívüli adatok megadása mindig opcionális.

3. Kinek továbbítjuk az Ön adatait (Alvállalkozók)?

A Semantio Platform egy fejlett technológiai szolgáltatás. A legmagasabb minőség, megbízhatóság és analitikai képességek (beleértve az AI-t is) biztosítása érdekében az adatok feldolgozását speciális harmadik felekre (Alvállalkozókra) bízzuk:

• Supabase, Inc. / Vercel, Inc. – az alapvető szerverinfrastruktúra (adatbázisok, kódvégrehajtási környezetek, hosting) szolgáltatói, akik biztosítják az alkalmazás folyamatos működését és az információk tárolását.

• Stripe, Inc. – tanúsított fizetési szolgáltató, amely az előfizetési modellt és a számlázást kezeli. A Brand Semantics Társaság nem gyűjti és nem tárolja közvetlenül az Ön fizetési kártyaadatait.

• LLM modell szolgáltatók (többek között Google LLC, OpenAI, Anthropic) – generatív mesterséges intelligencia programozási felületeket biztosító entitások, amelyek elemzik a küldött üzeneteket (promptokat) analitikai jelentések készítése céljából (olyan szabályzatok betartásával, amelyek garantálják, hogy ezeket az adatokat nem használják fel nyilvános modellek képzésére).

• GitHub, Inc. / Resend / Mailchimp – tranzakciós és marketing e-mail értesítések, valamint operatív támogatás kezelésére szolgáló rendszerek szolgáltatói.

• Egyéb cégek, amelyek marketing és analitikai eszközöket biztosítanak számunkra (az Ön által a cookie-kra adott hozzájárulás alapján).

Adattovábbítás harmadik országokba (EU/EGT-n kívül)
Technológiai szolgáltatóink globális jellege (beleértve az USA-ban székhellyel rendelkező felhőszolgáltatókat is) miatt az Ön személyes adatai az Európai Gazdasági Térségen kívüli országokba is továbbíthatók. A Társaság garantálja, hogy az ilyen adattovábbítás szigorú védelmi intézkedések betartásával történik. Az USA-beli entitásoknak történő adattovábbítás jogszerűségének alapja elsősorban az Adatvédelmi Keretrendszer (DPF) program alapján kiadott, megfelelő védelmi szintet biztosító Európai Bizottsági határozat. Egyéb esetekben, vagy a DPF struktúrán kívüli entitások esetében az adattovábbítás az Európai Bizottság által kiadott kötelező erejű Általános Szerződési Feltételek (SCC) bevezetésével biztosított.

4. Adattárolási idő (Retenció)

Az adatokat addig tároljuk, ameddig az szükséges az azok gyűjtésének céljainak megvalósításához:

• SaaS szerződés esetén – a fiók aktív időtartama alatt, majd felfüggesztés keretében a végleges törlésig. A platformon innovatív Data Wipe mechanizmusokat vezettünk be, amelyek 90 napos fizetési elmaradás esetén törlik a monitoring előzményeket és az azonosítókat. A fiók teljes törlését, ha az korábban nem történik meg az Ön kérésére, rendszeresen 24 hónap teljes inaktivitás után hajtjuk végre.

• Marketing célokra (Hírlevél) – a hozzájárulás visszavonásáig vagy a tiltakozás benyújtásáig. Azoknak az előfizetőknek az e-mail címeit, akik több mint 18 hónapja nem nyitottak meg egyetlen üzenetet sem, rendszeresen törölhetjük a kapcsolati adatbázisokból.

• FIGYELEM – Visszaélések Megelőzésének Nyilvántartása (Trial Abuse Registry): Az ingyenes próbaidőszak többszöri, jogellenes felhasználása elleni védelem érdekében, jogos jogi érdek alapján (GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont), az e-mail címek és a Stripe fizetési azonosítók egyedi hash-eit (kriptográfiai kivonatait) a fiók törlésétől számított 36 hónapig tároljuk. Ez idő alatt ezek az adatok kizárólag a backend szintű ellenőrzésre szolgálnak egy újabb regisztrációs kísérlet során.

5. Cookie-k, domainek közötti nyomon követés és profilalkotás

Platformunk cookie-kat (kis szöveges fájlokat) és hasonló technológiákat használ. Hozzájárulás-kezelő rendszerünk átfogóan (Cross-Domain) működik a marketing weboldal és az alkalmazás környezetének közös ökoszisztémájában, ami azt jelenti, hogy az Ön által kiválasztott adatvédelmi preferenciák megmaradnak a rendszerek közötti zökkenőmentes átmenet során.

A cookie-kat kategóriákra bontva gyűjtjük:

1. Szükséges cookie-k: Mechanizmusok, amelyek alapvető védelmet biztosítanak a hálózati támadások ellen (pl. Cloudflare CAPTCHA ellenőrzés, lekérdezések korlátozása), fájlok, amelyek fenntartják a biztonságos felhasználói munkameneteket az alkalmazásban (az engedélyezési rendszer által generáltak), valamint a hozzájárulás-kezelő szkriptjei. Ezek a fájlok nem kapcsolhatók ki.

2. Statisztikai elemzések (Google Analytics, Microsoft Clarity): Anonimizált információkat gyűjtenek (többek között rövidített IP-cím alapján), amelyek lehetővé teszik számunkra, hogy megértsük, hogyan navigálnak a felhasználók az oldalakon (hőtérképek, látogatások száma), ezáltal javítva a Platform UX architektúráját.

3. Marketing és Közösségi Média (Meta Pixel, OpenAI Ads, Google Ads, LinkedIn Insight Tag, X Pixel): Remarketing és viselkedésalapú hirdetési célokra használt eszközök. Ezek tájékoztatják a globális közösségi média platformokat a Semantio Platform bizonyos területeinek látogatásáról, ami lehetővé teszi számunkra, hogy relevánsabb hirdetéseket jelenítsünk meg az internet más részein. A megfelelő hirdetési platformok ezeket az adatokat profilalkotásra használják, a hirdetéseket a rendszereikben azonosított profilokhoz igazítva.

4. Beágyazott tartalom (pl. YouTube): Külső portálokról beágyazott videók megjelenítése a Semantio Platformon "fedő" rendszerhez kötött. Amíg aktívan nem járul hozzá azok lejátszásához (az aktiváló komponensre kattintva), addig nem továbbítunk videónaplókat külső vállalatoknak. A videó megjelenítéséhez adott hozzájárulás az adott portál nyomkövető cookie-jainak az Ön eszközén való tárolásával jár.

A jelentések és kutatások statisztikája (szervernapló, sütik nélkül)
A jelentések és szemantikus térképek oldalain (a /reports/ részt tartalmazó címeken) és a jelentésfájlok letöltésekor (PDF, sajtóanyagok, nyílt adatok) a szerverünkön a következő eseményeket rögzítjük: oldalmegtekintés, fájlletöltés, megosztás (a szolgáltatás neve), az MI-összefoglaló használata (az asszisztens neve), valamint kattintás a kapcsolatfelvételi vagy kutatásmegrendelő gombra. Minden eseménynél rögzítjük az országot (az IP-címből levezetve, magát a címet nem tárolva), a böngésző típusát és családját, a hivatkozó oldal domainjét, a kampányparamétereket (UTM) és egy látogatóazonosító hash-ét. A hash naponta változó véletlen kulccsal készül, így a különböző napokon tett látogatások nem kapcsolhatók össze. Nem tároljuk az IP-címet, a teljes böngészőazonosítót és sütiket sem. A robotok, pl. keresőmotorok látogatásait külön számoljuk.

Cél: jelentéseink elérésének statisztikája és a fájlok visszaélés elleni védelme. Jogalap: az adatkezelő jogos érdeke (GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont). A részletes adatokat legfeljebb 25 hónapig őrizzük, ezt követően csak napi összesítések maradnak.

A tárhelyszolgáltató naplói. A Vercel, Inc. technikai kérésnaplókat rögzít (többek között IP-cím, időpont és oldalcím). Ezek a webhely működését és biztonságát szolgálják, ideértve az egy címről történő letöltések számának korlátozását. A Vercel ezeket saját megőrzési ideje szerint tárolja.

A Google Analytics és a Microsoft Clarity csak az analitikai sütikhez adott hozzájárulása után működik. Google Consent Mode v2-t használunk, így minden jelzés kikapcsolva marad a hozzájárulásáig. A hozzájárulás után a Google Analytics a _ga és _ga_<id> sütiket (legfeljebb 2 évig), a Microsoft Clarity a _clck és _clsk sütiket helyezi el. A jelentésoldalak eseményei, pl. egy letöltés vagy a térkép megnyitása, nem tartalmaznak személyes adatot. A sütikre vonatkozó választását 12 hónapig őrizzük a semantio_gdpr_consent sütiben.

A Meta Pixel (Facebook és Instagram) csak az ehhez az eszközhöz adott hozzájárulása után működik. Addig a Meta szkriptje nem töltődik be. A hozzájárulás után az eszköz közli a Metával, hogy a Platform mely oldalait látogatta meg (az oldal címe a kampányparaméterekkel, a látogatás időpontja, a böngésző technikai adatai), és elhelyezi a _fbp sütit, valamint – ha hirdetésről érkezik – a _fbc sütit (legfeljebb 90 napig). A Meta ezeket az információkat hozzárendelheti az Ön Facebook- vagy Instagram-profiljához. Így mérjük hirdetéseink hatékonyságát, és megjeleníthetjük őket azoknak, akik felkeresték a Platformot (remarketing). A Metától csak összesített statisztikákat kapunk. Az adatok címzettje a Meta Platforms Ireland Limited (Írország), amely az adatokat az Egyesült Államokba továbbíthatja.

Az OpenAI Ads mérőpixel (hirdetés a ChatGPT-ben) csak az ehhez az eszközhöz adott hozzájárulása után működik. Addig az OpenAI szkriptje nem töltődik be. Az eszköz megmutatja, hogy a ChatGPT-ben megjelenő mely hirdetések vezetnek a Platform felkereséséhez és olyan műveletekhez, mint egy jelentés letöltése, a kapcsolatfelvételi űrlap elküldése vagy a regisztráció. A hozzájárulás után elhelyezi a __oppref (a hirdetésre kattintás azonosítója, 30 nap) és a __obref (böngészőazonosító, 365 nap) sütiket, és minden eseményhez hozzáfűzi az oldal teljes címét a paraméterekkel együtt, valamint ezeket az azonosítókat. Az OpenAI eszköze emellett maga is kiolvashatja az űrlapokba beírt adatokat (e-mail-cím, telefonszám, vezeték- és keresztnév), és SHA-256 hash formájában elküldheti az OpenAI-nak, a hozzávetőleges tartózkodási hellyel együtt (ország, város, régió, irányítószám); ezt a funkciót az OpenAI vezérli. Az adatok címzettje az OpenAI Ireland Limited (Írország), amely az adatokat általános szerződési feltételek alapján továbbíthatja az OpenAI-csoport egyesült államokbeli vállalatainak.

Mindkét eszköz jogalapja az Ön hozzájárulása (GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont). Ezeket az eszközöket fokozatosan vezetjük be. A Platformon működő eszközök aktuális listája mindig megtalálható az adatvédelmi beállításokban (a láblécben található „Cookie-k kezelése” hivatkozás); az ott nem szereplő eszközt nem használjuk.

Hogyan kezelheti a cookie-hozzájárulásokat?
Bármikor visszatérhet az első látogatás során kifejezett preferenciáihoz, módosítva vagy elutasítva a cookie-k egyes csoportjait. Ehhez elegendő a Platformunk minden oldalának láblécében található „Cookie-k kezelése” linkre kattintani. A hozzájárulás visszavonása nem érinti a visszavonás előtt végzett adatfeldolgozás jogszerűségét.

Jogi megjegyzés az automatizált feldolgozással kapcsolatban: Az Ön személyes adatait profilalkotásnak vethetjük alá a küldött marketingtartalmak személyre szabása érdekében, azonban nem használjuk fel kizárólag automatizált feldolgozáson alapuló döntések meghozatalára, amelyek Önre nézve jelentős joghatással járhatnának.

6. Az Ön jogai

A GDPR előírásainak megfelelően garantáljuk Önnek a következő jogok ingyenes gyakorlásának lehetőségét:

• Hozzáférés joga: Információt kérhet az Önre vonatkozóan feldolgozott adatokról.

• Helyesbítés joga: Bármikor frissítheti adatait az alkalmazásból vagy velünk kapcsolatba lépve.

• Törlés joga (elfeledtetéshez való jog): Ha nincs más, szilárd jogalapunk azok megőrzésére (pl. az említett csalásnyilvántartás vagy könyvelési kötelezettségek).

• Az adatfeldolgozás korlátozásához és az adathordozhatósághoz való jog.

• Tiltakozás joga: Az adataink jogos érdekén alapuló feldolgozása ellen (beleértve az e-mail használatát az információs és ajánlati kommunikációhoz vagy a profilalkotás ellen).

• Panasz a Hatósághoz: Önnek joga van panaszt tenni a Személyes Adatvédelmi Hivatal Elnökénél (PUODO), ha úgy ítéli meg, hogy tevékenységünk sérti a hatályos jogi normákat.